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Die Finanzgerichte haben schon mehrfach festgestellt, dass die Kassenbuchführung mit dem Microsoft-Programm Excel nicht den formalen Anforderungen entspricht, da die Aufzeichnungen im Nachhinein noch verändert werden können. Dass aber die Nutzung von Excel für die Kassenführung nicht per se zum steuerlichen Schiffbruch führen muss, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29.4.2021 (1 K 2214/17 E,G,U,F).

Kurz zum Sachverhalt: Eine Gastro­nomin erfasste ihre Bareinnahmen in einer elektronischen Registrierkasse. Sämtliche Einnahmen waren über sogenannte Z-Bons dokumentiert. Die Bareinnahmen übertrug die Gastronomin in eine Excel-Tabelle. Dort trug sie auch Ausgaben und Bankeinzahlungen ein. Mithilfe der Excel-Tabelle glich sie täglich den Soll- mit dem Ist-Bestand der Kasse ab. Weitere Kassenberichte wurden nicht erstellt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandete das Finanzamt die Nutzung der Excel-Tabelle zur Kassenführung. In der Konsequenz wurden Umsatz und Gewinn deutlich heraufgesetzt.

Dagegen wehrte sich die Gastronomin mit einer Klage vor dem Finanzgericht – und zwar mit Erfolg. Das Gericht stellte fest: Werden bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse Bareinnahmen in einer Excel-Tabelle erfasst, liegt kein Mangel in der Kassenführung vor, wenn die Belege vollständig in geordneter Form vorliegen.