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Weit verbreitet sind Pkws im Betriebsvermögen, die nicht ausschließlich für betriebliche Zwecke und damit gemischt genutzt werden. Den betrieblichen Gewinn dürfen dabei nur die Fahrzeugkosten mindern, die auch betrieblich veranlasst sind. Der auf die außerbetriebliche, insbesondere private Nutzung entfallende Kostenanteil ist zu ermitteln und von den Gesamtkosten des Pkw abzuziehen. In der Regel geschieht das durch das Erfassen der auf die Privatnutzung entfallenden Kosten als Betriebseinnahme. Durch die Betriebseinnahme (= Privatentnahme) wird ein Teil der im Laufe des Jahres durch den Pkw verursachten und als Betriebsausgaben erfassten Aufwendungen neutralisiert.

Üblicherweise versucht ein Betriebsinhaber, den privaten Pkw-Kostenanteil so gering wie möglich zu halten, um den höchstmöglichen Betriebsausgabenabzug im Rahmen der Gewinnermittlung zu erreichen. Vor allem bei der geringen Privatnutzung eines Betriebs-Pkw wird der außerbetriebliche Kostenanteil gern über ein (elektronisches) Fahrtenbuch ermittelt. Denn anders als bei der pauschalen 1 %-Bruttolistenpreismethode werden hier nur die durch außerbetriebliche Fahrten tatsächlich entstandenen Kosten als Einnahmen und damit gewinnerhöhend berücksichtigt.

Das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs ist schon seit längerer Zeit sehr beliebt. Denn durch den Einsatz elektronischer Hilfsmittel lässt sich der Zeitaufwand für das Erfassen der zurückgelegten Strecken reduzieren. Zudem ist die Fehleranfälligkeit gewöhnlich deutlich geringer. Das Vermeiden von Erfassungsfehlern ist auch ein sehr wichtiger Aspekt, da das Finanzamt ein Fahrtenbuch schon bei verhältnismäßig kleinen Unzulänglichkeiten verwerfen kann.

Dass aber auch bei der Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs Vorsicht geboten ist, verdeutlicht ein Urteil des Finanzgerichts (FG) Düsseldorf, dem folgender Sachverhalt zugrunde lag:

Im Betriebsvermögen einer GmbH befanden sich mehrere Pkw, die auch für außerbetriebliche Fahrten genutzt wurden. Sämtliche Pkw-Fahrten wurden unter Einsatz einer erworbenen Fahrtenbuch-Software protokolliert. Das elektronische Fahrtenbuch zeichnete automatisch alle mit den Fahrzeugen unternommenen Fahrten auf. Die Fahrer mussten manuell nur noch einige zusätzliche Informationen erfassen, wie zum Beispiel den Grund der Fahrt. Änderungen an den gespeicherten Daten waren möglich. Protokolliert wurden Änderungen in einer separaten internen Protokolldatei. Die Fahrer notierten die von ihnen beigesteuerten Angaben zunächst handschriftlich auf Zetteln und übertrugen diese dann ein- bis zweimal monatlich in das jeweilige Fahrtenbuch. Nach Abschluss der Übertragung wurden die Zettel entsorgt.

Das Finanzamt führte in dem Betrieb eine Außenprüfung durch und verwarf letztlich sämtliche elektronischen Fahrtenbücher, weil es der Ansicht war, dass diese den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen würden. Wie in solchen Fällen üblich, ermittelt das Finanzamt die auf die Privatnutzung der Fahrzeuge entfallenden Kosten sodann über die 1 %-Brutto­listenpreismethode. Gegen diese Entscheidung klagte der betroffene Betrieb vor dem FG Düsseldorf.

Das Gericht wies die Klage als unbegründet zurück, da es der Meinung war, das Finanzamt hätte die elektronischen Fahrtenbücher zu Recht verworfen. Die elektronische Fahrtenbuchführung entsprach aus folgenden Gründen nicht den gesetzlichen Anforderungen (Urteil vom 24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L)):

• Den Fahrtenbüchern fehlte es an der notwendigen geschlossenen äußeren Form, weil die nachträglichen Änderungen an den bereits erfassten Daten nicht im Fahrtenbuch selbst, sondern nur in einer separaten Änderungsprotokolldatei sichtbar waren. Dadurch waren die vorgelegten Fahrtenbücher nicht selbsterklärend. Es bedürfte einer externen Datei in Gestalt des Änderungsprotokolls, um ein vollständiges Bild über die zurückgelegten Fahrten zu erhalten.
• Die von den Fahrern beigesteuerten Angaben, die die elektronischen Aufzeichnungen vervollständigten, wurden nicht zeitnah erfasst. Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind nicht erfüllt, wenn Fahrer relevante Daten nur ein- oder zweimal im Monat in das Fahrtenbuch eintragen.
• Bei den von den Fahrern handschriftlich erstellten Notizzetteln, auf denen zum Beispiel das Fahrtziel und der Grund der Fahrt standen, handelte es sich um wichtige Ursprungsaufzeichnungen. Durch deren Vernichtung nach Übertragung der Daten in das elektronische Fahrtenbuch konnte im Nachhinein nicht mehr die fehlerfreie Übertragung geprüft werden. Dadurch wurde gegen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht verstoßen.

Ausgehend von der Entscheidung des FG Düsseldorf lässt sich feststellen, dass allein durch die Tatsache der automatischen Erfassung sämtlicher zurückgelegter Strecken und deren Speicherung in einem elektronischen Fahrtenbuch noch längst nicht die gesetzlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllt sind.